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AEKO

Workflows pris en charge. Pas de produit publié.

Immobilier

Préparez le travail immobilier avec l’actif, le contrat, l’historique et le responsable.

Aeko prépare le travail de bien, de bail, de maintenance, de prestataires et de portefeuille. L’actif, le contrat, l’historique et le responsable restent sur le dossier. La responsabilité, l’accès et la dépense restent à des personnes autorisées.

Équipe immobilière autour de documents, de baux et d’un immeuble

Acheteurs

Ces acheteurs n’ont pas le même dossier.

Opérations, facilities, location, reporting, prestataires et systèmes portent chacun un morceau du travail. Aeko nomme ces rôles pour cadrer le premier processus. Un agent ne les couvre pas tous.

  1. 01

    Opérations immobilières

    Les opérations reçoivent des demandes incomplètes et doivent savoir qui agit ensuite. C’est souvent le premier workflow à cartographier.

  2. 02

    Facilities

    La gestion technique porte incidents, accès et historique d’actifs. Ce n’est pas le même dossier que la location.

  3. 03

    Location

    La location porte baux, avenants et engagements locataires. Ce n’est pas le dossier facilities.

  4. 04

    Reporting de portefeuille

    Le reporting assemble immeubles, baux, maintenance et chiffres. Le brouillon se prépare. La publication se signe.

  5. 05

    Prestataires

    Les prestataires et leurs attestations ont des dates, des contrats et des manques. Relancer n’est pas envoyer quelqu’un sur site.

  6. 06

    Systèmes

    L’IT possède les systèmes que le workflow traverse : immobilier, baux, comptabilité, CRM, documents, maintenance. Pas le jugement opérationnel.

Passages de relais

Là où le dossier immobilier se reconstitue.

Le blocage n’est pas un logiciel manquant. C’est un dossier recréé à chaque relais, sans l’actif, le contrat, l’historique ou le responsable.

  1. 01

    Demandes

    Les demandes arrivent par portail, mail, téléphone et personnel de site, trop souvent sans assez de contexte pour agir.

  2. 02

    Baux

    La responsabilité locative et la responsabilité propriétaire vivent dans le bail. Elles ne sont pas toujours sur le ticket.

  3. 03

    Historique d’actifs

    Interventions, pièces et pannes connues restent dans un autre système, ou dans la mémoire d’une personne.

  4. 04

    Documents

    Baux, plans, attestations et photos circulent à côté du système de référence.

  5. 05

    Couverture

    Couverture, attestations et disponibilités se perdent entre tableurs et boîtes mail.

  6. 06

    Reporting

    Le reporting de portefeuille se reconstruit à la main à partir d’extraits qui ne se parlent pas.

Workflows

Un dossier. Une frontière. Un contexte qui reste.

Aucun de ces workflows n’est un produit publié. Chacun suit le même rythme. Une entrée, un dossier préparé, une décision humaine, puis un retour vers le Company Brain et les systèmes de référence.

Abstraction de baux et de documents

Workflow pris en charge. Pas un produit publié.

  1. 01Bail, avenants, plans, correspondance locative
  2. 02L’agent prépare une fiche : clauses, dates, responsabilités, pièces manquantes
  3. 03Un juriste ou un gestionnaire interprète le bail. L’agent ne conclut pas.
  4. 04La fiche validée enrichit le Company Brain. Le système de baux reste le système de référence.

Préparation des demandes de maintenance

Workflow pris en charge. Pas un produit publié.

  1. 01Demande locataire ou site, photos, référence d’actif
  2. 02L’agent constitue un dossier : actif, contrat, historique, prestataire probable, preuves manquantes
  3. 03Le coordinateur facilities décide de la suite
  4. 04La décision validée enrichit le Company Brain. Le système de maintenance reste le système de référence.

Acheminement des bons de travail

Workflow pris en charge. Pas un produit publié.

  1. 01Dossier de maintenance validé, prestataires, contraintes d’accès
  2. 02L’agent propose un acheminement et le paquet d’informations du bon de travail
  3. 03Une personne autorisée envoie le prestataire. L’agent n’envoie personne.
  4. 04Le bon validé est saisi dans le système de maintenance. Le Company Brain retient le responsable et la règle.

Suivi prestataires et attestations

Workflow pris en charge. Pas un produit publié.

  1. 01Contrats, dates d’attestation, historique de conformité
  2. 02L’agent prépare les relances et la liste des pièces échues
  3. 03L’équipe prestataires décide qui relancer et quoi exiger
  4. 04Les dates validées restent dans les systèmes documentaires et enrichissent le Company Brain.

Préparation du reporting de portefeuille

Workflow pris en charge. Pas un produit publié.

  1. 01Données immeuble, baux, maintenance, comptabilité
  2. 02L’agent assemble un brouillon de reporting avec sources et écarts
  3. 03Le reporting sort après relecture humaine
  4. 04Le rapport validé enrichit le Company Brain. La comptabilité et le système immobilier restent les systèmes de référence.

Dossiers d’exception locataire

Workflow pris en charge. Pas un produit publié.

  1. 01Réclamation, écart de service, engagement, historique
  2. 02L’agent constitue le dossier : faits, contrat, responsable, action demandée
  3. 03L’engagement locataire reste humain
  4. 04L’exception close met à jour le CRM et le Company Brain. Aucun engagement n’est envoyé sans accord.

Company Brain

Le Company Brain conserve le contexte immobilier.

Ce n’est pas un wiki de plus. C’est le contexte opérationnel que l’agent réutilise : correspondances, règles, responsables et corrections déjà validées.

  • Référentiel d’actifs01
  • Correspondances immeuble et locataire02
  • Responsabilités contractuelles03
  • Prestataires préférés04
  • Historique d’intervention05
  • Règles d’accès06
  • Seuils d’approbation07
  • Résolutions déjà validées08

Frontière humaine

La décision humaine reste visible.

L’agent prépare le dossier. Les actions sensibles s’arrêtent. La frontière est écrite, pas déduite d’une couleur. Les systèmes immobiliers, de baux, de comptabilité, de CRM, documentaires et de maintenance restent les systèmes de référence.

  • La responsabilité juridique reste humaine.
  • L’interprétation juridique reste humaine.
  • Les engagements locataires restent humains.
  • La sécurité reste une décision humaine.
  • L’accès au bien reste humain.
  • L’envoi d’un prestataire reste humain.
  • Les dépenses restent humaines.

Revue de workflow

Apportez une demande de maintenance et les systèmes qu’elle traverse.

En 30 minutes, Aeko cartographie ce qui peut être préparé et ce qui doit rester une décision facilities.

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